fbpx

Covid-19: Yeni normalde çalışma hayatı rehberi

 

Koronavirüs, dünyada ilk vaka görüldükten sonra iki ay gibi kısa bir sürede dünyanın önemli bir kısmına yayılmasıyla hem günlük yaşamımızda hem de iş hayatımızda dengeleri değiştirdi ve büyük bir değişim yarattı. Bu beklenmedik ve daha önce benzeri olmayan krizin yarattığı sosyal ve ekonomik değişim beraberinde birçok belirsizliği getirdi.

Bu belirsizlikler sonucu birçok şirket alışık olduğu iş yapış biçiminden ani, plansız ve hazırlıksız bir şekilde uzaktan / evden çalışma sistemine geçti. İş ortamından uzaklaşıp evden çalışmanın belirsiz süreliğine bir standart haline gelmesiyle krizin insan, organizasyon ve işe olan etkilerini yönetebilme de şirketler için kritik hale geldi. Bu üç odakta bir anda çok sayıda ve hızlı değişim yaşandı.

Peki, değişimin ilk soruları nelerdi? Bunlar neden önemliydi? İlk aksiyonlar nerelerde alındı? Hangi süreçler değişti? Neler daha önemli hale geldi?

Covid-19: yeni normalde çalışma hayatı rehberinde krizin insan, organizasyon ve işe olan etkilerini yönetirken öncelikli konuları, sorulması gereken soruları, cevapları ve önerileri bulacaksınız.

Haydi başlayalım!

 

Ekipleri uzaktan nasıl yönetiriz?

 

Covid-19 sürecinde şirketler hızlı bir geçişle evden çalışmaya başladı.

İş sürekliliğini sağlamak ve ekiplerle uzaktan daha verimli çalışmak  adına yapılacak ilk adımları sizin için özetledik.

 

Doğru teknoloji: 

Uzaktan ya da kısmen uzaktan çalışan takımlar için teknoloji artık hayatın daha da vazgeçilmez bir parçası… Verimli ve etkili bir iletişim için amaca hizmet eden ve ihtiyaca uygun araçları kullandığınızdan emin olun.

Hızlı geri bildirim:

Uzaktan çalışırken işte yapılan bir hata ya da ortaya çıkan bir problemi konuşmak ya da çözmek için toplantı organize etmeyi beklemek her zaman hızlı çözümü getirmeyebilir. Bunun yerine şirket içi geri bildirim kültürünü benimseyin.

Geri bildirim eleştirmek ve hata aramak değildir! Pozitif geri bildirim vermeyi ve takdir etmeyi unutmayın. Tarzınız destekleyici olsun. Çalışanın gelişimine ve işin verimliliğine yönelik olsun.

Düzenli 1-1 görüşmeler:

Düzenli görüşmeler uzaktan çalışan ekiplerle sağlıklı bir ilişki kurmak için önemli.

Bu görüşmeler çalışanla iletişiminizi daha da güçlendirecektir. Bu yaklaşım, yeteneği elde tutmanıza da fayda sağlayacaktır.

Düzenli Görüntülü Ekip Toplantıları:

Bu toplantıların genel amacı şirketin ortak hedeflerine hizmet edecek konuları ve projeleri konuşmak, tartışmak, iş planına yansıtmak ve şirket verimliğini adresleyen tüm konuları ele almaktır.

 

Uzaktan ve sanal işe alım için kontrol listesi

 

Organizasyonun verimliliği ve performansı için en önemli konulardan biri işe alım sürecinde açık rollerle doğru kişilerin eşleşmesidir. Tüm işe alım süreçlerinde olduğu gibi bu dönemde de adayın uzaktan işe alım süreci ilk iletişimden itibaren nasıl deneyimlediği, işe alınması, şirket içinde yapılan iletişimi/tanıtımı ve geçirdiği oryantasyon süreci önemli kriterlerdendir. Etkili yürütülen bir süreç, başarılı ve doğru bir işe alım organizasyondaki çalışan devir hızını da belirleyen en önemli faktörlerdendir diyebiliriz.

  1. Doğru ve detaylı hazırlanmış iş ilanı: İlk madde her açık rol için önemli ama uzaktan çalışma için daha da önemli hale geliyor. Doğru adayı çekebilmek için görev tanımının, işin gerektirdiklerinin, deneyim, nitelik, yetkinlik ve beklentilerin detaylı bir şekilde belirlenmesi gerekir. Sanılanın aksine iş ilanı, detaylı iş tanımı değildir. İşle ilgili tüm detayları içermez, içermemelidir.

 

  1. Görüntülü görüşme için doğru teknolojiyi belirleme: Sağlıklı bir görüşme için görüntünün ve sesin kaliteli olması, bağlantının güçlü olması, gerekirse birden fazla kişinin katılabiliyor olması önemlidir. Bunun için dijital işe alım araçlarını da kullanabilirsiniz.

 

  1. Değerlendirme testleri, kişilik envanteri, örnek vaka çalışması: Adaylara uygulayacağınız bu tür testler, envanter ve vaka çalışmaları adaylarda hem teknik (hard skill) ve hem de nicelik olarak belirleyemeyeceğimiz liderlik, öğrenmeye açıklık, sorumluluk alabilme gibi becerilerini (soft skill) anlayabilmek için etkili yöntemlerdir. Bu tür araçlar yetkinlik bazlı mülakat sürecini de destekler nitelikte veriler sunacaktır.

 

  1. Onboarding süreci: Verimli yürütülen bir oryantasyon süreci çalışanın bağlılığı, işi sahiplenmesi ve işveren markası için oldukça önemli. Uzaktan çalışan için bunu yönetebilmek ne kadar zor olsa da doğru adımlar belirleyip uzaktan dijital olarak da bu süreci kurgulayabilirsiniz ve sağlıklı yönetebilirsiniz.

 

  1. Sürece alınan adaylarla iletişim: Basit ama önemli bir detay: Sürece aldığınız tüm adaylara olumlu/olumsuz geri dönüş yapmak… Bu, uzaktan/sanal işe alım sürecinde de aday deneyimi için atlamamamız gereken bir madde. Aday deneyimi şirket kültürünüzle ilgili ipuçları verir. İşveren markanızı hem şirket içinde hem de şirket dışında güçlendirir. İşe alım sürecinizde ilerlemediğiniz aday belki başka bir pozisyonda işe alacağınız kişidir!

 

Uzaktan çalışma ile ilgili yöneticilerin sorması gereken 8 soru 

 

Covid-19 dünya çapında bir pandemi olarak ilan edildikten sonra birçok şirketin belirsizliği yönetmek adına aldığı ilk karar uzaktan çalışmaydı. Bunun motive edici bir yan haktan ziyade, çok kısa bir zamanda standart bir çalışma pratiğine dönüşmesiyle yöneticilerin gündemine pek çok soru girdi. Bunlardan bazıları;

  1. Çalışanlar uzun süreli evden çalışma için gerekli araç ve teknik kuruluma sahip mi?
  2. Evden çalışırken ekip içi iletişimi ve birlikte çalışmayı nasıl sağlarız?
  3. ‘Yeni ofisimiz: Evimiz’ gerçeğini nasıl anlayalım?
  4. Belirsiz kriz dönemlerinde ekibi nasıl motive ederiz? Nasıl işe bağlı tutarız?
  5. İş sürekliliğini nasıl sağlarız?
  6. İK’nın destek departmanından stratejik partnere dönüşümü ve yükselişi: İnsan ve organizasyon odağında ne değişti?
  7. “Yeni normal” için şirketler hangi İK politika ve prosedürlerini revize ediyor?
  8. Lider olarak insan, organizasyon ve iş odağında neleri sorgulayalım?

 

  1. İlk temel soru:) Çalışanlar uzun süreli evden çalışma için gerekli araç ve teknik kuruluma sahip mi?

Çok basitçe aşağıdaki araçlara sahipsek başlayabiliriz.

  • Laptop/Bilgisayar
  • Kamera
  • Kulaklık
  • Hızlı Internet Erişimi
  • İş telefonu
  • Şirket kurumsal ağına/intranet güvenli erişim
  • Şirket mailine erişim

 

  1. Evden çalışırken ekip içi iletişimi ve birlikte çalışmayı nasıl sağlarız?

 

Çalışma ortamımızı sabit ofis ya da paylaşımlı ofisten eve taşımak elbette kolay değil. Normal işimize artık bireysel çalışma alanımızda devam ediyoruz. Bir taraftan da tüm dünyayla eş zamanlı olarak yeni yollar, yeni yöntemler keşfediyoruz ve adapte oluyoruz.

Bu süreçte eski iş tempomuzu yakalamak için ekip içi iletişimi ve birlikte çalışmayı kolaylaştıran, bizi bir arada tutan teknolojik araç ve uygulamalardan bazılarını aşağıda bulabilirsiniz.

  • Görüntülü Görüşme (Video Konferans): Zoom, Google Meet, GoTo Meeting, Microsoft Teams, Whereby, Skype for Business
  • Asenkron (eşzamansız) İletişim: Email, Slack, Google Drive
  • Bulut tabanlı depolama, doküman yönetimi, dosya paylaşım: Box, Google Drive, Evernote, Notion
  • Proje Yönetimi ve Birlikte Çalışma: Trello, Basecamp, Google Drive
  • İş takibi: Jira, Asana, Trello, Confluence
  • Uygulamalar arası entegrasyon ve veri toplama: Zapier, Airtable

 

  1. ‘Yeni ofisimiz: Evimiz’ gerçeğini nasıl anlayalım?

 

Esnek çalışma saatleri ve yeri uygulaması, şirketin belirlediği günlerde çalışanların istedikleri yerden istedikleri zaman çalışabilmesidir. Bu uygulamanın olduğu şirketlerde çalışanlar, arada sırada evden çalışmaya yabancı değil. Ancak ne var ki haftalık çalışma rutini içinde 1 ya da 2 gün uzaktan ve esnek çalışabilmek, bu dönemde şirketlerin sunduğu yenilikçi bir yan hak olmaktan çıkıp standart bir uygulama haline geldi. Haftada 1 ya da 2 gün evden çalışma opsiyonuna sahip olmakla şimdiki durumda birçoğumuzun 2 aydan fazla süredir evde olmak zorunda olması -ve bunun ne zamana kadar süreceğinin belirsiz olması- tabii ki iki farklı gerçek.  Artık uzaktan çalışma gerçeği var ve bu pratik her geçen gün şirketlerde yaygınlaşıyor.

 

  1. Belirsiz kriz dönemlerinde ekibi nasıl motive ederiz? Nasıl işe bağlı tutarız?

 

Covid-19’un yarattığı kriz ortamında ilk fazda, uzun süreli evden çalışmayı etkin kılacak teknolojik kurulumları sistemimize entegre ettik, süreçlerimizi yeniden tanımladık. Ekip içi iletişim kılavuzumuz ve birlikte çalışabilmeyi sağlayacak araç ve uygulamalarımız da var. O zaman bir sonraki kritik sorumuzu sorabiliriz: Uzaktan çalışan ekipleri nasıl motive ederiz ve verimli bir iş ortamı sağlarız?

  • Birlikte planlayın, birlikte programlayın.
  • Programsız, ani ve uzun toplantılardan kaçının.
  • Aşırı kontrol ve mikro-yönetimden kaçının.
  • Ekibin projelerde birlikte çalışmasını sağlayın.
  • Belli aralıklarla 1-1 görüşmeler yapın.
  • Takdir edin.
  • Ekibe koçluk bakış açısıyla yaklaşın.
  • Gelişim alanlarını destekleyin.
  • Daha fazla iletişim için fırsatlar yaratın. Daha fazla paylaşın.
  • İK birimiyle -varsa- koordineli olun, birlikte çalışın.

 

  1. İş sürekliliğini nasıl sağlarız?

 

Koronavirüs salgını ile kendimizi daha önce deneyimlemediğimiz bir kriz döneminin içinde birdenplansız ve hazırlıksız bulduk. Üstelik bunu tüm dünya ile birlikte aynı zamanda yaşamaya başladık. Ne bireysel olarak hazırdık ne de organizasyon olarak… Bir şirketin finansal sürekliliği için en önemli unsurlar gelir-gider dengesi ve nakit akışıyken, bu kriz döneminde şirketlerin nakit akışı azaldı bir kısmınınki ise durdu ancak maliyetler (çalışan giderleri, kira giderleri gibi…) sabit kaldı. Genel çalışma rutinimizi kökten değiştiren bu dönemin stresli ve belirsiz göründüğünü biliyoruz, aklındaki soruyu da… Bu dönemde iş devamlılığını nasıl sağlarım?

İşte sana yol göstermesi için izleyebileceğin birkaç kritik adım:

  • Öncelikle finansal süreklilik için adımlar atmak
  • Şirket içi iletişim protokolünü belirlemek
  • Şirketin tüm teknolojik altyapısını uzaktan ve sanal çalışma düzenine hazır hale getirmek
  • Tüm departmanlar için iş planındaki öncelikleri ve önemli konuları gözden geçirmek, revize etmek
  • Bireysel ve takım hedeflerini şirketin ana hedef ve önceliklerine hizmet edecek şekilde revize etmek
  • Krizi fırsata çevirmek

 

  1. İK’nın destek departmanından stratejik partnere dönüşümü ve yükselişi: İnsan ve organizasyon odağında ne değişti? 

 

İnsan Kaynakları yöneticileri ya da İK’nın üstlendiği işleri tek başına sırtlayan startup Kurucuları/Kurucu Ortakları bu belirsiz kriz döneminin iletişim protokolünü hazırlayan ve uygulamaya geçirenleri oldu.

Onlar çalışanları soğukkanlı ve verimli tutanlar, şirkette neler olduğuyla ilgili -özellikle finansal ve sağlıkla ilgili gelişmeler hakkında- bilgilendiren ve sağladıkları kaynaklarla çalışanları güncel tutanlar oldu.

Yeni normal ve ofise geri dönüş planlarının konuşulmaya başlandığı şu sıralarda yol haritasının nasıl olacağına karar vermek yine onların işi… Kısacası, onlar bu dönemde hem koç, hem danışman ve hem de stratejist oldular.

 

Bu dönemde İnsan Kaynakları konuları 3 ana başlıkta biçimlendi.

  1. İnsan (çalışanlar, bireysel yetkinlikler)
  2. Organizasyon (çalışma yeri, kültür ve organizasyonel yetkinlikler)
  3. Lider (liderlik yetkinlikleri)

  

Bu dönemde organizasyonda neleri yeniden tanımladık, tanımlıyoruz?

  1. Uzaktan çalışma ve sanal çalışma ortamı
  2. Bütçeler
  3. Hedefler
  4. Liderlik anlayışı ve yaklaşımı
  5. Güven ve empati odaklı iletişim
  6. İK: İnsan & Kültür odağındaki kurallar ve operasyonlar

 

  1. “Yeni normal” için şirketler hangi İK politika ve prosedürlerini revize ediyor?

 

Şirketlerin kuralları, politika ve prosedürleri revize ediliyor… Tüm reflekslerimiz gelişiyor, değişiyor… Uzaktan çalışmaya daha önce uzaktan bakan şirketler şimdi “büyük ofislere gerek var mı? hub ofis mantığına mı geçsek? Uzaktan verimli çalışılıyormuş, risk almaya gerek var mı? gibi soruları soruyor.

 

Peki “yeni normal” için hangi kurallar revize ediliyor?

  1. Uzaktan ve Esnek Çalışma
  2. İşe Alım ve Onboarding
  3. Eğitim
  4. Seyahat
  5. Yan Haklar
  6. İş Sağlığı ve Güvenliği
  7. Ofis İçi Çalışma Düzeni

 

  1. Bu dönemde yönetici olarak insan, organizasyon ve iş odağında neleri sorgulayalım?

 

Tarihte görülmemiş bir durumu birlikte deneyimliyoruz. Bilinmezleri yönettiğimiz bir yerdeyiz. Aksiyon olarak savunmaya geçmek işin kolay yolu, zorun üzerine gitmek ve yeni fırsat kapılarını kollamak ise sizin seçiminiz olacak.

Yeni normale evrilirken bu dönemde kendinize sorular sorun: 

  • Yeni normale ilerlerken şirketin ihtiyacı olan teknolojilere yatırım yapıyor musunuz?
  • Dijital dönüşümünü ivmelendirecek iş planları yapıyor musunuz?
  • Değer öneriniz müşterileriniz için net mi?
  • İş modelinizi iyileştirmek için yeni fırsatlar var mı?
  • Senaryo her an değişebilir. (New normal vs Never normal) O halde organizasyonunuz yeteri kadar çevik mi? Denemeye ve öğrenmeye ne kadar açık? 
  • Ekip elinden gelenin en iyisini yapıyor mu? Şirketi ve hedefleri içselleştiriyor mu? Verimli çalışıyor mu? Birbiriyle etkin iletişimi olan bir ekip miyiz?
  • Amacın sadece elindeki yeteneği elde tutmak mı yoksa aynı zamanda var olan ekibin yetkinliklerini geliştirmek mi?

 

Covid-19 sürecinde startuplarda öncelikli 5 konu

 

Girişimcilerin bu dönemde yaşadıkları çıkmaz ve var olma çabaları elbette büyük teknoloji şirketlerindeki deneyimden oldukça farklı. Büyük şirketlerde finansal güç, teknoloji, veri, -gitse de yerine kolayca koyabileceği- yetenek varken girişimler bunların her biri için ayrı ayrı mücadele ediyor.

Peki bu süreçte startuplar için öncelikli konular nedir?

  1. Nakit akışı yönetimi: Nakit akışı, birçok girişimin yüzleşmek zorunda olduğu en hassas konu. Yatırımcı fonlayabilir, bunu tercih etmeyebilir de. Bu süre içinde şirket nasıl hayatta kalacak? sorusuna cevap şirket için ilk hayati müdahale olacak.
  2. Finansal kaynak bulma:Yatırım bulmak daha zor hale geldi. Yatırımcının kriz yatırım yapacağı girişimden beklenti ve işin geri dönüşü normal zamanlardan daha da yüksek seviyelerde.
  3. Ekip yönetimi/ Liderlik: Şeffaflığa ve güvene dayalı iletişim, empati ve koçluğa dayalı ekip yönetimi, şirket vizyonuna ve değerlerine ekipçe bağlılık yara bandı niteliğinde.
  4. Evden çalışma ortamına adaptasyon: Girişimcilerin beslendikleri network ortamları, ofis ya da paylaşımlı ofisler -bir süreliğine- yok. Burada ortaya çıkan boşluklar, teknoloji ile uzaktan ve sanal çalışmayla doldurulmaya çalışılıyor. Bu dönemde etkileşim vitamin niteliğinde.
  5. İş modelini sürece adapte etme ve pivot edebilme çevikliği: Bu dönemde iş modeli çalışmıyorsa üründe ve iş modelinde önemli değişiklikler yapılabilir, iş modeli pivot edebilir. Var olan müşteriyi elde tutmak ve değişen talebe göre yeni müşteri kazanımı için proaktif olarak yeni değer önerilerinde bulunmak bu dönemde startupların hayatta kalması için kritik hamlelerden biri.

 

Rehberi özetleyecek olursak; yeni düzende şirketlerin “gerçek gücü” ve öncelikleri:

  • insan odağında;önce çalışanın ruhsal ve bedensel sağlığını, verimliliğini ve şirkete olan bağlılığını korumak;
  • organizasyon odağında;güvene dayalı bir şirket kültürü yaratmak,
  • iş odağında;ise inovasyon ve teknoloji odaklı, çevik, rekabet edebilen, proaktif, yaratıcı ve hızlı adapte olan bir sisteme dönüşmek, bunu geliştirmek ve devam ettirebilmek olacak…

 

Asıl önemli konu ise; bundan sonra bu süreçten daha ağır olabileceğini varsayacağımız benzer durumlarla ilgili nasıl bir yol haritası geliştireceğimizdir.

“Krizi ziyan etmeyin”, aslında her kriz bir fırsattır değerlendirildiğinde….

 

 

 

 

No Comments

Post A Comment