fbpx

CASE STUDY: INSIDER COVID-19 SÜRECİNİ NASIL YÖNETTİ?

INSIDER COVID-19 SÜRECİNİ NASIL YÖNETTİ?

 

Türkiye’nin en önemli girişimlerinden biri olan Insider’ın Covid-19 sürecini nasıl yönettiğini, İnsan & Kültür Departmanı Direktörü Duygu Devecioğlu ile konuştuk…

 

Insider’i senden dinleyelim. 

Insider, Türkiye çıkışlı, şu an 24 ülkede operasyonu bulunan, 6 kurucu ortağı olan, özellikle pazarlama alanında dijitalde müşterilere optimizasyon sunan bir platform. Müşteriler, üzerinden çeşitli aksiyonlar alabiliyor. Hem dünyada hem Türkiye’de farklı dikeylerde birçok önemli marka ile çalışıyoruz. Türkiye’de de piyasanın %80-90’ına Insider hâkim durumda diyebiliriz. 530 kişilik bir ekip ve gün geçtikçe sayımız artıyor. 

 

Covid-19 sürecine hazırlıklı mıydınız? Süreci nasıl yönettiniz?

Covid-19 önceki haftalarda Asya Pasifik bölgesinde görülmeye başladığı için oradaki ekiplerin evden çalışma durumu söz konusuydu. O dönemde bu denli yayılabileceğini, bir anda dünyayı sarabileceğini düşünmedik. 

Önce Türkiye’den yurtdışına olan seyahatleri kısıtladık. Sonra şirket içi tüm seyahatleri durdurma kararı aldık. 

Mart’ın ikinci haftası Türkiye’de vaka sayıları artmaya başlayınca hızlı bir kararla “yarın kendini rahat hissetmeyenler ofise gelmesin” diye deklarasyonda bulunduk. 16 Mart itibariyle de ikinci bir uyarıya/e-maile kadar evden çalışılacağını söyledik. Daha sonra bu sürecin uzun olacağını tüm ekiple paylaşıp belki yaz aylarında bir dönüş olabileceğini söyledik. 

 

Evden çalışmaya nasıl geçtiniz?

Uzaktan çalışmaya geçişimiz ve adaptasyonumuz çok hızlı oldu. Farklı ülkelerde operasyonumuz olduğu için zaten online çalışıyoruz. Tüm ofislerle entegrasyonumuz ve uzaktan ekipler arası birlikte çalışma alışkanlığımız var. Belki bunda Insider’ın bir teknoloji şirketi oluşu ve tüm süreçlerini her zaman online yürütmeyi seçmesi de etkili. Bu nedenle ekiplerin fiziksel değil, psikolojik olarak adapte olması gerekti.

 

Uzaktan çalışmayı etkin kılacak ne gibi uygulamalar kullanıyorsunuz?

Şirkette tüm departmanlarla birlikte uzun süredir agile felsefesiyle çalışıyoruz. Tüm iş planlarını Atlassian’ın bir aracı olan Jira üzerinden takip ediyoruz. İnsan & Kültür ve Finans gibi ekiplerin gizli olması gereken panoları dışında her şey şeffaf ve herkese açık. Onun dışında görüşmelerimizi yurtdışındaki ofislerle online olarak yapıyorduk. Müşterilerimiz de teknolojiyle iç içe olduğu için ihtiyaç olduğunda online görüşmeler yapıyoruz. Bu görüşmeler için Google Meet kullanıyoruz. 

 

 Ekip içi iletişim için neleri kullandınız?

“Evden çalışma” için iki kılavuz yayınladık. Bunlardan biri tüm ekip için, diğeri ise yöneticiler içindi. Bunların içerisinde hem performans hem de psikoloji ile ilgili yönlendirmeler vardı. İletişim ve hızlı cevap verme konusunda Insider iç iletişim kılavuzumuz vardı. Hangi uygulamanın ne zaman, nasıl cevaplar beklenildiğinde kullanılacağını anlatan iletişim kural setlerini tekrar hatırlattık. Bir gün içinde cevap almak istiyorsan e-mail atarsın, hızlı ve kısa cevaplar almak istiyorsan Google Chat kullanıyoruz, oradan yazarsın, yazılım ekibi Slack kullanıyor.

 

 

İş sürekliliği için nasıl bir yol izlediniz? İlk aksiyonlar neler oldu?

Tüm planlar Covid-19 için yaptığımız toplantılarda çıkarıldı. İlk kararlar Müşteri Deneyimi departmanı tarafından ekibe iletildi. 

Sonra müşterileri ve tedarikçilerimize bir iletişim yapıldı. Tüm süreci dijitalde yürütmeye karar verdik. Satış görüşmelerini sanala çektik. Müşterilerimize online olarak da hizmet verebiliyorduk. Bu açıdan bir sıkıntımız olmadı. 

Bizim avantajımız şunlar aslında; Insider’da fonksiyonların başında hep kurucu ortaklar var. Diğer taraftan Insider, dijitalde çalışan şirketler için avantajlı bir uygulama. Ürünün yaptığı, siteye gelen kullanıcıyı satışa dönüştürmek, dönüşüm oranını artırmak. Bu da bu dönemde dijitalde operasyonu olan her şirketin istediği şey. 

 

Departmanlara göre hedefler ve iş öncelikleri değişti mi?

Bu dönem tam da 1. çeyrek sonuna denk geldiği için, 2. çeyrek plan ve hedeflerini Covid-19’a göre düzenledik. 3 aylık OKR’ları da işi etkilemeyecek ve uzaktan yürüyecek şekilde revize ettik. İşin direkt olarak etkilendiği departmanlar hariç hedeflerde büyük değişiklikler olmadı. 

İK açısından soracak olursan bu dönemi biraz daha proje yönetimine ağırlık vererek ve sistem kurarak geçiriyoruz. Bizim gibi çok hızlı büyüyen startuplarda en önemli şey büyümeye hazırlanmaktır. Bir yandan koşuyoruz, bir yandan süreçler için sistem oturtmaya çalışıyoruz. Bu dönem biraz yavaşladığımız ve sisteme odaklanabildiğimiz bir dönem oldu.

BambooHR diye yeni bir HRTech uygulaması entegre etmiştik. Bu süreçte, onun tüm düzenlemeleri, uygulamaları, 24 ülkeyle entegrasyonu ile ilgilendik. 

Bunların dışında işe alım ekibine “şu an yetenek bulmanın ve görmenin tam zamanı!” dedik. Dolayısıyla aday görüşme hedeflerinde bir değişiklik olmadı. Burada da Aday Takip Sistemi olarak Lever kullanıyoruz.

 

Covid-19 süresince işe alımlar devam etti mi?

Bu dönemde işe alımlarda belli bir yavaşlamaya gitsek de görüşmelerimizi hiç durdurmadık. 

Insider kültürüne uyum işe alımda bizim için çok önemli. Normalde işe alım sürecimizin bir kısmını ofise davet ettiğimiz etkinlikler oluşturuyor. One day at Insider diye bir konseptimiz var. Adayları ofise çağırıp ekiple uyumuna bakıyoruz. Kişilerin kendi aralarında sosyalleşmelerini sağlıyoruz. Görüşme dışında bakışı, duruşu gibi küçük şeyler gerçek izlenimi verir ya, o bizim için çok önemli. Bu nedenle Covid-19 döneminde tüm süreçler uzaktan devam etse de kararlarımızdan biri de işe alımları – özellikle işe başlangıçları- yavaşlatmak oldu. 

Bu dönemde ülkelerdeki kritik roller ve teknik rollerde işe alımlar devam etti. 

Önümüzdeki süreçte, online görüştüğümüz ve havuza aldığımız adayları yüz yüze görüp işe almayı planlıyoruz. 

Insider’ın büyüme planları gereği işe alımda “always be recruiting” mottosuyla hareket ediyoruz. Bu dönemde daha ihtiyaç bazlı ilerledik ama yetenek varsa kesinlikle almak lazım…

 

Ekibi işe bağlı tutmak ve motive etmek adına neler yaptınız?

Hepimizin rolü kritikti. Yöneticilerimizin de gerçekten insan odaklı bir yaklaşımı var. Bir de canla başla çalışan bir Eğitim & Gelişim ekibimiz var. Bu dönemde çok güzel şeyler ürettiler. Insider zaten normal zamanda da her hafta mutlaka bir etkinliğin olduğu, birkaç tane eğitimin olduğu bir yer. Bunları yapmaya devam ettik ama bunların yanında özellikle insanların günlük olarak da birbiriyle etkileşim halinde olmalarını, sosyalleşebilmelerini istedik. O sohbet, muhabbet azalmasın, evde kendilerini yalnız hissetmesinler diye… 

 

Nasıl etkinliklerden ve eğitim içeriklerinden bahsediyoruz?

Sadece mayıs ayında 30 tane farklı aktivite yaptık. Bunların çoğu düzenli olarak devam ettiğimiz eğitimler ve çalışan bağlılığına yönelik etkinlikler. Bunların arasında departman spesifik eğitimlerimiz de var. Birkaç tanesini sayabilirim:

  • CEO’muz Hande ile iki haftada bir yapılan “Ask me anything” oturumlarına uzaktan devam ettik. Onlar da fiziksel olurdu. 
  • Biz kurucu ortakları öne sürmeyi seviyoruz:) Let’s Code 101 ile ayrıca kurucu ortağımız olan CTO’muz tarafından hiç kodlama bilmeyen çalışanlara yazılım eğitimi veriliyor. Bunu şimdiye kadar hep fiziksel yapmıştık, Türkiye ofisi için sanala taşıdık. 
  • Ekibin ruhsal açıdan destek alabilmesi için bir psikologla Ask Psychologist Anything diye bir seans ayarladık. Hassas bir konu olduğu için anonim bir şekilde katılım sağlandı.
  • Bir diyetisyenle bu dönemde nasıl sağlıklı besleniriz”diye bir oturum düzenledik. 
  • Bu dönem ayrıca Ramazan ayına denk geldi. Mayıs ayında Lunch Together’ı, İftar Together’a çevirdik. Insider’ın en önemli özelliklerinden biri çeşitliliğin olduğu bir kültür olması. Bizim için bu çok önemli. 
  • Ekipte DJ arkadaşlarımız var. İftar together yapılırken bir tarafta da DJ partisi yaptık. 
  • İki yetenekli arkadaşımızın yaptığı İki lafın beli diye bir radyo programımız var. Bir webinar uygulaması üzerinden bu programı yaptık. İnsanlar çalışırken dinleyebildi.
  • Her gün Coffee & Chill oturumlarımız oldu. Öğle yemeği dışında kahve içmek isteyen, canı sıkılıp birisiyle konuşmak isteyenler için…
  • Düzenli olarak 2 haftada bir yaptığımız kültür sunumları var. Burada, İstanbul ofisindeki farklı bir ülkeden olan arkadaşımız kendi kültürü hakkında sunum yapar. Mayıs ayında Sırbistan’ı konu aldık. 
  • Lunch & Learn aktivitemizi sanalda yapmaya devam ettik. Ülkelerdeki çalışanların seçtikleri kitap ya da farklı bir konuyu birbirlerine aktardıkları oturumlar yaptık. 

 

Aktivitelerin ve röportajın ayrıntılarını buradan görebilirsiniz.

 

Bu kriz sürecinde Kurucu Ortakların duruşunu 5 kelimeyle nasıl özetlersin?

Gerçekten çok insancıl. Hatta böyle iş yönetilmez, bu kadar insancıl olunmaz. Şaka yapıyorum:)

Çevik; çok hızlı kararlar aldık, çok hızlı organize olduk.

Eleştirel akıl: Hepsi birbirinden farklı profiller. En ufak detayı dahi gözden geçirirler. Herkes farklı bir yönden bakar. Bazen aldığımız kararlarda sağduyulu akıl tarafından dengelenmemiz gerekiyor. Farklı karakterlerin bir bütün oluşturuyor olması bizde güzel bir denge sağlıyor.

Çalışkan: Zaten öyleyiz, hep öyle olduk. Şimdi de tüm süreci hepimiz çok çalışarak atlatıyoruz.

Şeffaf: Bu dönemde de insanların aklında nasıl bir süreç yöneteceğimize, ne yapacağımıza dair bir soru kalmaması için Hande ile sürekli şirket geneli oturumlar düzenledik. Zaten strateji metriklerimiz herkese açık. Şeffaf bilgi paylaşımına inanıyoruz. Ekip de öyle sahiplenir. Böyle olunca bir başarısızlık ya da zor bir dönem gördüğünde ekip onu da sahiplenir. 

 

İnsan & Kültür ekibinin üstlendiği rol ve duruşu birkaç kelimeyle nasıl anlatırsın?

Gerçekten insan odaklı. En ufak detaya, insanların ne hissedeceğine dikkat eden, iç iletişimde tüm hassasiyetleri ve çeşitliliği düşünen bir ekip. 

İnsancıl, sevgi dolu, duyarlı, sahiplenen, geri bildirim alan, gelişen, geliştiren… Herkes çok özverili.

 

Sence şirketlerde İK’nın bundan sonraki rolü ve önemi nasıl olur?

Biz gerçekten şirketin kalbiyiz. Şirket içi kültürü kuran, koruyan, onun yayılmasını ve yaşamasını sağlayan da biziz. Kültürün güçlü olmasının böyle dönemlerde ne kadar önemli olduğunu deneyimliyoruz.

Şirket kültürü oluşturulmasında IK ekibinin en önemli görevi doğru insanları ekibe almakla başlıyor. Bizim işe alım mantığımız şu: bir insan özgeçmişinde ne kadar iyi görünürse görünsün, karakteri ve motivasyonu şirketle uyuşmuyorsa işe almıyoruz. İşe alım ekibine ilk öğrettiğim şey bu. Bazen şaşırıyorlar “ama bu aday çok iyi” diye. Evet, ama başka bir şirket için çok iyi, bizim için değil. 

İkinci önemli şey; kültürün şirket içi yayılmasını ve yaşamasını sağlamak. Bunun için canla başla çalışan Eğitim & Gelişim ekibi var. Çalışan bağlılığını sağlamak için sürekli yeni fikirler, ihtiyaca göre eğitimler, etkinlikler düzenliyorlar. İçeriden sürekli geri bildirim alıyor olmak, geri bildirimlerle yenisini ya da daha iyisini yapıyor olmak bu ekip için çok önemli.

Son olarak; yaratılan kültürün günlük hayatta da hissedilmesi ve benimsenmesi için liderler tarafından sahiplenilmesi ve yaşatılması gerektiğini düşünüyorum. Net promoters score (NPS) ile 2 ayda bir ekibin çalışan bağlılığı seviyesini tutuyoruz. Orada açık uçlu sorularla ekibin geribildirimlerini alıyoruz. Genel problemleri çıkarıp onlar üzerinden aksiyonlar alıyoruz. Ben de iki ayda bir her departmanın direktörü ile NPS yorumlarını değerlendiriyorum. Neyi daha iyi yapabiliriz, neyi farklı yapabiliriz, bakın böyle yorumlar geliyor, siz bunların farkında mısınız, duyuyor musunuz diye. Bizde yöneticilik zor bir şey, öyle rahat bir şey değil. Tam tersine çok fazla sorumlu olduğun, herkesten çok daha fazla çalıştığın bir şey. 

 

Ofise dönüş planlarını yapmaya başladınız mı?

Mayıs’ın son haftası itibariyle ofise dönüş planlarını yapmaya başladık. Acele etmeden hareket etmek istiyoruz. Google, Twitter gibi büyük şirketlerin ilan ettiği gibi 2020’nin sonuna kadar evden çalışmak istemiyoruz. Zorlamadan, psikolojileri koruyarak ama bir yandan da insanları alıştıracak şekilde adımlar atmak istiyoruz. Tabii belirsizlik var. Plan yapıyoruz ama ertesi gün ne olacağını bilmiyoruz. 

Ofise dönüş planını fazlara ayırdık. Evden çalışmayı da fazlara ayırmıştık: Ne olduğunda evden çalışacağız, ne olduğu zaman bir kısım insanın gelmesini bekleyeceğiz diye… Bu sefer tersini yapıp süreci geriye döndürmeye çalışıyoruz. Sosyal izolasyon devam ettiği sürece ülkelerde %100 kapasiteye dönmek uzun süre mümkün olmayacak. Sosyal mesafeyi koruduğumuz noktada, ofisimizin maksimum kapasitesi geri dönüşte %50’imizi alabilecek durumda. Biz de bu sınırı aşmak istemiyoruz. Ülkelerde ise ülke müdürlerinin inisiyatifleriyle ilerliyoruz. 

 

Ofis içi yeni çalışma düzeni ile ilgili neler yapıyorsunuz? 

Normalleşme sürecinde ofiste yapacağımız değişikliklere bakmak için operasyon ekibi, iş sağlığı ve güvenliği uzmanı ve ofis doktoru ile birlikte ofisi ziyaret ettik. Devletin öngördüğü 4 metrekare kuralına göre ofisi böldük, oturma alanlarını belirledik. Toplantı odalarının sayısını belirledik. Bazı küçük toplantı odalarını tamamen kapattık ya da tek kişilik çalışma odalarına çevirdik. Açık büfe kahvaltı vardı. Onun yerine kahvaltı paketleri hazırlamayı planlıyoruz. Sebil kullanımını çok tavsiye edilmiyor. Masaların üzerinde olabildiğince pet şişe su bulundurulacak. Her şeyi sağlık kurallarına uygun hale çevirip o şekilde devam etmeyi planlıyoruz. 

Haziran ayı bahsettiğim değişikliklerin, uyarıların hazırlıklarıyla geçecek. 6 Temmuz’da isteyen ve toplu taşıma kullanmayan çalışanları ofise davet etmeyi planlıyoruz. Tamamen ofise geçme planları ise eylül ayı olarak planlanıyor.

 

Son olarak, büyüklük olarak kategorize etmeden, İK birimi olsun olmasın, bir İK profesyoneli olarak ekosistemdeki girişimlere tavsiyelerin ne olur? 

Belki klişe olacak ama en önemli şeyin ekiple kurulan duygusal bağ olduğuna inanıyorum. Insider’daki insanların genel motivasyonu da sevgi ve o duygusal bağ üzerine kurulu. 

İnsan yaptığı işte bir anlam arıyor.Sadece para kazanmak için çalışmak özellikle bizim jenerasyonumuzda artık mümkün değil. İnsanın yaptığı işin anlamını bulması gerekiyor ki ben Insider’da o mücadeleyi görüyorum. Birincisi, ülke için bir şeyler yaptığımızı düşünüyorum; ikincisi kendi alanımızdaki insanlar için bir şey yaptığımızı düşünüyorum. Bunlar da ekipteki tüm arkadaşların yaptığı işte anlam bulmasını sağlıyor. 

Insider’da herkes şunu bilir: Zor durumda kalırsam yanımdaki arkadaşım bana yardım eder. Herkes bana bir şey öğretmeye açıktır. İnsanlar birbirlerini severler. Gerçekten arkadaş olurlar. Birlikte eve çıkanlar, birlikte tatile gidenler, en zor zamanında en yakın arkadaşı gibi derdini paylaşanlar… 

O yüzden benim ilk tavsiyem insanlara yaptıkları işte bir amaç ve bir anlam verin. İkincisi de ekibinizle sevgi bağı oluşturun. İnsanların gerçekten birbirlerini seviyor olması gerekiyor. Bu kolay gibi görünen zor bir şey.  

Röportajın detaylı ve uzun versiyonunu buradan indirebilirsiniz.

No Comments

Post A Comment